書類収納アイデア【重要書類編】
取扱説明書や保険証券などの重要な書類。
捨てることはないものの、封筒のまま押入れや本棚に整理せず押し込んでいませんか。
重要書類をきれいに見やすく整理するアイデアをご紹介します。
- 取り扱い説明書ごとに整理
- 使用場所ごとに整理
- 家族ごとに収納して管理
- 講座資料をファイルボックスに収納して管理
- 保険等の契約書や明細書をジャバラファイルに収納
- 契約書類を蓋つきファイルで落とさず収納
書類収納アイデア【重要書類編】①：取り扱い説明書ごとに整理
電化製品や掃除機等、すべての説明書ごとにラベルをつけて整理し収納しているケースです。
分類は大変ですが、このようにラベリングすることで、参照しなければならないときにすぐに取り出すことができてとても便利です。
また、ラベルも手書きではなく印刷して貼ることでさらに整理整頓された美しい収納を実現できますね。
書類収納アイデア【重要書類編】②：使用場所ごとに整理
全ての取扱説明書ごとにファイルを分けて収納するとわかりやすくて便利ですが、電化製品を買うごとにラベルを追加しファイルを作る手間があり、少し面倒です。
その場合「キッチン」「居間」等居住空間ごとにまとめて整理をすることで、説明書をすっきりとまとめて収納することができます。
セリアやダイソー等の100円ショップで販売しているドキュメントファイルにすれば、穴をあけたり閉じたりする必要がないので、収納も取り出すのも簡単。
もちろん、あとから説明書を追加するのも簡単です。
書類収納アイデア【重要書類編】③：家族ごとに収納して管理
児童手当や予防接種や健診のお知らせ等子供に関連する書類は複数の異なるジャンルを参照しながら日程を決めたりする必要があります。
家族ごとにファイルを分けて書類を整理すると、手続きをしたい人物のファイルを取り出して必要な書類を参照できるのでとても便利です。
書類収納アイデア【重要書類編】④：講座資料をファイルボックスに収納して管理
ワインソムリエや写真等、趣味や実用に関する講座に参加をするともらえる資料ですが、クリアファイルに入れてそのまま整理せずどこかに放置していませんか。
100円ショップなどで購入できるファイル収納ボックスを使えば、様々な大きさの書類やグッズをまとめて整理収納できるのでとても便利です。
書類収納アイデア【重要書類編】⑤：保険等の契約書や明細書をジャバラファイルに収納
保険やクレジットカードの契約書や明細書は、すぐに使わないけれど必要な時があるID・パスワード等書かれていたりして、いざという時にないと困る書類がたくさんありますよね。
また、1年に一度更新してお知らせが来ることがあるので、年々書類の量が増えていきます。
そんな時におすすめなのが、契約ジャンルごとにジャバラ型になっているファイルに収納し整理をする方法です。
ジャバラであれば、マチが結構あるので、書類がない時は薄く増えた時には膨らんで収納でき、必要以上に膨らますことなく整理収納できるので便利です。
「未処理」のフォルダを用意しておくと、とりあえずジャンル分けする前やどうしても捨てられない書類などをいったん格納しておくことができますよ。
書類収納アイデア【重要書類編】⑥：契約書類を蓋つきファイルで落とさず収納
契約時にもらうパンフレットやシールには何か事故が起きた時に連絡する連絡先やお得な情報が書かれていることがあります。
そういったパンフレットやシールを上が開いたクリアファイルなどで整理していると、地震などでファイルが落ちてしまった時にぐちゃぐちゃになる可能性があります。
そんな時蓋つきのファイルにしておけば、中身を落とすことなく管理することができるので、便利ですよ。
普段使わない銀行の通帳・カードや海外旅行に行くとき以外使わないパスポート等なくしたら困るものも蓋つきの収納であれば安心してまとめて整理することが可能です。
書類収納アイデア【学校関連書類編】
学校関連書類は連絡網や連絡先等長く保管し、必要な時にすぐ取り出す必要がある書類と、提出書類、お便り等ジャンルが様々別れています。
それぞれの書類を簡単にきれいに整理するアイデアを紹介します。
- 書類収納アイデア【学校関連書類編】①：３段メッシュラック
- 書類収納アイデア【学校関連書類編】②：ikea ウォールラック
書類収納アイデア【学校関連書類編】①：３段メッシュラック
学校関連書類を同じ書類ラックに入れてしまうと、そのまま忘れてしまって、結局読めていなかったり提出が遅れてしまったり問題が起きやすくなります。
メッシュラックを使えば、それぞれに一度書類を整理して置けるので、見やすく管理も楽々。
子供にも理解をさせておけば、自分で提出書類を取り出して学校に持っていってもらえます。
書類収納アイデア【学校関連書類編】②：ikea ウォールラック
子供がたくさんいると、重ねてしまうことでどの子の書類なのかわからなくなってしまうこともあります。
このウォールラックを使えば、それぞれの子供ごとにとりあえずラックに入れてもらい、親の方でいらない書類と重要な書類を整理の上わけて、正しく対象の子供に返すことができます。
この時に、ラックの下に紙専用のゴミ箱を用意しておけば、古紙・古布の時に捨てるだけで便利です。
一括管理法を使った書類収納の手順
一括管理法とは、取扱説明書や領収書等管理したい書類を一つの場所やファイルでまとめて管理をする収納方法です。
この収納を使えば、必要になったときにどこにあるのかが明確になるので、場所を移動せずまとめて一か所で書類を整理し取り出すことができます。
例えば家計簿をつけるときは領収書、明細書、公共料金、ふるさと納税通知書等様々な書類を参考にする必要がありますが、この時別々の場所に管理をしていると、その書類をまとめて用意するだけで手間がかかりますよね。
一括管理法で一つの場所で管理をしていれば、必要な時にすぐに書類を取り出すことができてとても便利です。
一括管理法の手順を順番に説明します。
- 家にある書類を集めてくる
- 必要な書類といらない書類を分ける
- 書類を個別にまとめる
- 項目ごとのラベルを作成する
- それぞれをファイルに収納
- 複数の項目ファイルをジャンルごとにファイルボックスに収納
一括管理法を使った書類収納の手順①：家にある書類を集めてくる
まずは家中にある書類を一か所にまとめます。
この時、取扱説明書、領収書や学校プリントなどありとあらゆる書類を集めてくるようにしてください。
書類を集めてくるときに見ながら、捨てる捨てない等をし始めると集めるのに時間がかかります。
とにかくまとめることに集中してください。
もし、量が多く時間がかかることが予想されるようでしたらすぐに提出が必要な書類等は分けておくと便利です。
一括管理法を使った書類収納の手順②：必要な書類といらない書類を分ける
書類を一か所にまとめたら今度は必要な書類といらない書類を整理、分類します。
必要な書類というのは、インターネットなどで見つけることができない、紙でしか参照できない書類に限るとかなり最小の単位で書類をまとめることができます。
例えば、取扱説明書はインターネットで検索をすれば閲覧できるので捨てる、ID＆PASSはパソコンで一覧にして保存をする、等です。
ただし、領収書や請求書、保証書等問い合わせや修理の際に必要となる書類は必ず捨てずに保管をしたいので、取扱説明書などを捨ててしまうときに合わせて捨ててしまわないように気を付けてください。
また、この必要か必要でないか迷う書類もあると思います。
そういう時は無理にどちらかに整理しようとせず、一時的に管理をしたい書類として別で分類をしておきましょう。
一括管理法を使った書類収納の手順③：書類を個別にまとめる
次に書類を一つずつ個別にまとめていきます。
まとめるファイルはクリアファイルでもジップロックでも好きなものにまとめて整理して構いません。
大量にファイルや袋ができることになるので、デザインが異なるものではなく同じもので統一したほうが見栄えはよくなります。
一括管理法を使った書類収納の手順④：項目ごとのラベルを作成する
全ての個別の書類ができたら、それをまとめる項目を作成していきます。
例えば、「銀行の通帳」や「保険証券」は金融関連書類としてまとめる、「給与明細」「源泉徴収票」は明細書としてまとめるといった具合です。
項目がまとまったら、今度はいくつかの項目をまとめるジャンルを作成します。
「年末調整」「住宅ローン」などの項目は「お金・保険」といった具合です。
一括管理法を使った書類収納の手順⑤：それぞれをファイルに収納
項目とジャンルが定まったら、項目ごとに手順③でまとめたファイルを一つのマチのあるファイルに収納していきます。
この時マチがあり取り出しやすいファイルにしておくと、分類後にファイルが増えていったときに管理がしやすくなります。
また、それ添えのファイルにラベルテープやインデックスシールで項目名を記載していきます。
この時も同じデザインのもので統一すると、見た目が整理されて見えます。
一括管理法を使った書類収納の手順⑥：複数の項目ファイルをジャンルごとにファイルボックスに収納
項目ごとにファイルへ収納できたら、手順④で定めたジャンルごとにファイルボックスに収納していきます。
ファイルボックスの外側にはジャンル名をわかるように記載しておくと、取り出すときに迷わず便利です。
一括管理法のメリット
書類を一括管理すると、以下のメリットがあります。
- 必要な書類を取り出しやすい
- 期限切れの書類などを処分しやすい
メリット①：必要な書類を取り出しやすい
一括管理をすると、どこに何が入っているのか把握しやすくなるため、書類を取り出しやすくなります。
これまでは入った切見直すことのなかった保険のプランを検討するなど、現在支払っている金額プランの見直しが簡単にできるので、いらない支出を抑える等節約をするきっかけとなります。
メリット②：期限切れの書類などを処分しやすい
保証書や一年以上たった光熱費の書類等、実際は期限やある一定の期間が経てば捨ててもよい書類をいつまでもファイルに残しっぱなしにしていること、よくありますよね。
一括管理をしていると、どこになんのファイルや書類が格納されているかがすぐにわかるので、いらない書類をすぐに削除することができます。
一括管理法のデメリット
書類を一括管理すると以下のデメリットがあります。
- 順番や項目を容易に変えられない
- 該当する項目が少ない時に、スカスカになってしまう
- 本棚ではファイルボックスを縦置きすると飛び出てしまう
一括管理法のデメリット①：順番や項目を容易に変えられない
一度項目を決めてしまうと、現在設定しているジャンルに該当しない項目ができてしまった時に追加管理が難しくなります。
その場合は、探しにくくなるのであまり良くないのですが、「その他」のようなジャンルを作り、追加をすることで、管理可能になります。
一括管理法のデメリット②：該当する項目が少ない時に、スカスカになってしまう
該当項目ごとにファイルボックスに格納をしていくのですが、もしも現在のところ該当する項目が少ないと、格納するファイルが少なくなってしまい、スカスカになりファイルが大きく開いてしまいます。
項目が少ない時はまとめてファイルボックスに入れるなど工夫をしながらファイルが大きく開かないようにして下さい。
一括管理法のデメリット③：本棚ではファイルボックスを縦置きすると飛び出てしまう
よくある本棚の奥行が約25cm前後なのに対し、ファイルボックスは30cm前後が標準サイズとなるため、本棚からファイルボックスが飛び出てしまうことがあります。
どうしても気になる場合は、カラーボックス等別のジャンルの棚も含めて格納場所を検討して、見栄えを調整するようにしましょう。
一括管理法を実践するのにかかる費用
一括管理法を実践するためには、クリアファイルかジップロック、項目別フォルダファイル、ボックスファイルが必要となります。
クリアファイルは100枚900円前後、フォルダファイルは5枚500円前後、ボックスファイルは300円台から販売されています。
そのため、格納するファイル数によりますが、例えばファイル数80、項目数が30項目、ボックスファイルが5つ必要だった場合、約5500円程必要になる計算になります。
おすすめの整理整頓本
毎日生活をしていると写真や書類、雑誌など後で整理をしようと思うものがたくさん出てきますよね。
そんな書類等の定位置を、面倒な方法ではなく簡単に定められたら毎日が過ごしやすくなります。
この整理本は、簡単で分かりやすい方法で快適な生活空間を保つ方法を紹介しています。
重要書類以外もあわせてこの本を参考に整理をしてしまいすっきりとした暮らしを手に入れましょう。
重要書類をファイルに整理して生活を整えよう
提出が必要だったり見直しが必要だったりする重要書類をついつい期限を過ぎてしまったり無駄にしてしまうことは多いもの。
この記事を参考に紙袋やファイルに煩雑に押し込むのはやめて、美しくわかりやすい方法で整理をしてみましょう。
