特定記録郵便とは？
特定記録郵便とは、郵便局で引受けした時間や、配達に出た時間などといった郵便物の配達状況が記録されている郵便のことです。
郵便物は受取人の郵便受け箱に配達されます。
受領印や押印、署名は行われませんので待つ必要がなく楽に受け取ることができます。
特定記録の料金は160円です。
利用料金は以下の通りになります。
基本運賃 ＋ 特定記録料金（160円） ＝ 利用料金・運賃
他の追跡できるサービスと比べ安い利用料金で追跡することができるので、郵便物を配達した証明を残したい方におすすめです。
次に特定記録を利用できる配達方法を見ていきましょう。
手紙・はがき・刊行物
- 手紙やミニレターなどの定形・定形外郵便物（第一種郵便物）
- はがき（第二種郵便物）
- 雑誌や定期刊行物（第三種郵便物）
- 学術刊行物（第四種郵便物）
ゆうメール
- ゆうメール
- 心身障がい者用ゆうメール
スマートレターや国際郵便には利用できないので注意が必要です。
また、特定記録と併用可能なオプションサービスとして、
- 速達
- 配達日指定
この二つが付けられます。
その他のオプションサービスとは併用できません。
ゆうメールについてはこちらの記事で詳しくご紹介しているのでぜひご覧ください！
ゆうメールとはどんなサービス？送れるものや使い方、料金まで紹介ゆうメールとは？ ゆうメールとは郵便局が提供しているサービスで、雑誌等の印刷物やCD、DVD...
特定記録郵便のメリット
特定記録郵便のメリットとして以下の4つが挙げられます。
- 追跡状況が詳細に分かる
- 発送証明として使用できる
- ネット上で簡単に追跡できる
- 時間を気にせず受取ラクラク
特定記録郵便は、郵便物を出した時間や配達に出た時間など配達物の状況が詳細に追跡することができます。
受取人も配達状況を追跡することができるので、発送証明にもなります。
メルカリやオークションでの商品発送取引で大活躍できそうですね。
配達状況はネットやスマホ上で簡単に追跡できます。
日付や時間、取扱いした局名までしっかりと載っています。
また、上に記したように受取人のサインが要らないので時間に縛られず自由に受け取りできます。
特定記録郵便の出し方
気になる特定記録郵便の出し方ですが、郵便局でしか受付していません。
ポストやコンビニなどでは特定記録郵便は取り扱ってませんので注意しましょう。
郵便局の郵便窓口で、特定記録で送りたいことを伝え、手続してもらいましょう。
その際に、基本料金と特定記録料金を支払います。
料金支払いが終わると、「領収証書」と「書留・特定記録郵便物等受領証（お客様控え）」が渡されます。
受領証には依頼主の住所・名前、届け先の住所・名前、下部にお問い合わせ番号が記されているので必ず控えておきましょう。
特定記録郵便の追跡方法
窓口で渡された受領証に記されているお問い合わせ番号を、日本郵便の郵便追跡サービスのページから照会します。
特定記録のお問い合わせ番号は必ず5か6から始まる11桁で構成されているので確認しましょう。
大量発送した場合でも、連番で問い合わせすることができます。
一度に追跡できるのは100通までです。
また、追跡検索結果はCSV形式のファイルとしてダウンロードすることができます。
エクセルやメモ帳を利用することで表示させることができるのでデータとして残せます。
特定記録郵便の追跡ステータスの読み方
日本郵便の郵便追跡サービスのページで問い合わせ番号を照会すると以下のような追跡結果表示画面が表示されます。
配達状況詳細
| お問い合わせ番号 | 商品種別 |
|---|---|
| 612-34-56789-0 | 特定記録郵便 |
履歴情報
| 状態発生日 | 配送履歴 | 詳細 | 取扱局 | 県名等 |
|---|---|---|---|---|
| 2019/4/1 10:00 | 引受 | 東京中央郵便局 | 東京都 | |
| 2019/4/4 13:00 | 到着 | 秋田中央郵便局 | 秋田県 | |
| 2019/4/5 11:00 | お届け先にお届け済み | 秋田中央郵便局 | 秋田県 |
上部に、自分が入力したお問い合わせ番号と配送方法が表示されています。
ここで手元にある番号と表示されている番号が間違いないか確認しましょう。
下部は追跡データです。
郵便局で発送手続きをした日付と時間が引受として一番上の段に表示されています。
次に、受取人の最寄りの配達郵便局に到着した日付と時間が中段に表示されています。
上の表では、発送手続きをしてから3日後に秋田県に到着していることがわかります。
一番下の段では、受取人の自宅に投函された日付と時間、配達を行った郵便局の名称が表示されています。
郵便物が投函されると必ず「お届け先にお届け済み」と表示されるので、届いたのか確実に知ることができます。
この追跡情報は、差出人の受取人どちらも検索することができます。
差出人は発送手続きでもらった受領証に書いているお問い合わせ番号を受取人に知らせて追跡できるようにましょう。
また、郵便物が郵便受けに入らなかった場合や郵便物が大きい場合は不在届けが投函されます。
その際の追跡情報画面では以下のように表示されます。
| 状態発生日 | 配送履歴 | 詳細 | 取扱局 | 県名等 |
|---|---|---|---|---|
| 2019/4/5 11:00 | ご不在のため持ち戻り | 秋田中央郵便局 | 秋田県 |
表のように「ご不在のため持ち戻り」と表示されているので、不在票から再配達依頼をしてください。
再配達依頼をしないと差出人に返送されてしまうので必ず依頼するようにしましょう。
前述したように、この追跡データはデータとしてダウンロードすることができます。
追跡データのダウンロード方法については、日本郵便の公式サイトをご覧ください。
追跡データのダウンロード 日本郵便公式サイト
以上の表を見るとわかるように、特定記録郵便は受付と到着時（郵便局と受取人の自宅）しか追跡してくれません。
配達中や移動途中は追跡情報に残らないので注意が必要です。
特定記録郵便追跡ができない時の対処方法
この追跡データが反映されるのは少し時間がかかるようです。
配達受付をした1～3日後に追跡情報を検索してみましょう。
また、特定記録郵便の問い合わせ番号は6か5で始まる11桁の番号です。
番号が欠けていないか、合っているかを確認してから追跡してみましょう。
特定記録郵便は日曜・祝休日の配達はしていません。
郵便局に到着しているのになかなか受取人自宅に配達されない場合は配達がお休みなのかもしれません。
以上に当てはまらない場合は、発送を受けた郵便局窓口に「領収書」と問い合わせ番号が載っている「書留・特定記録郵便物等受領証（お客様控え）」を持って問い合わせてみましょう。
特定記録郵便の注意点
この特定記録郵便、普通郵便と到着日数は変わりません。
ですので､日曜や祝日は配達してくれないので注意が必要です。
また、中身の保証や事故などの損害補償はできないのでその際は簡易書留を利用しましょう。
特定記録郵便では郵便受けに配達するので、盗難など心配な場合は要注意です。
郵便局窓口で受け取る郵便局留めや手渡ししてくれる簡易書留を利用することをおすすめします。
簡易書留について、詳しくは日本郵便のサイトをご覧ください。
書留について 日本郵便公式サイト
また、郵便物が郵便受けに入らない大きさだと手渡し扱いになる場合があります。
その際不在だと不在通知が郵便受けに入ります。
再配達の依頼をしないと7日後に返送されてしまうので要注意です。
特定記録郵便をより安くする方法
郵便物を特定記録郵便で送る際、利用料金を窓口で支払います。
なんとその利用料金は、切手でも支払うことができるのです。
チケットショップやオークションサイト、切手などの郵便物専用ネットショップで切手を安く手に入れられれば実質的な料金を抑えることができます。
また、日本郵便では「単割300」という割引サービスも行っています。
単割300の適用条件は以下の通りです。
- 同一差出人から同時に300通以上差し出す。
- 料金別納または料金後納、料金計器別納で利用料金を支払う。
- バーコードでお問い合わせ番号を表示する。
- 特定記録郵便の受領証を作成する。
以上の条件を満たすことができれば、一通当たり11円割引することができます。
大量に郵便物を送る企業などは経費を抑えられますね。
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特定記録郵便を利用してみましょう
大切な郵便物、今どこになるのかしっかり届いたのか気になりますよね。
今回は、特定記録郵便の利用方法をご紹介しましたが他にもたくさん私たちのニーズに合った配達方法・追跡サービスがたくさんあります。
中でも特定記録郵便はサービスに対しての料金が安く、かなりコスパの高いサービスです。
ぜひ、家計にも優しいサービスを進んで取り入れていきましょう。
